W obrocie międzynarodowym dokumenty wydane w jednym państwie bardzo często wymagają dodatkowego potwierdzenia, aby mogły być skutecznie używane za granicą. Jedną z najczęściej stosowanych form takiego potwierdzenia jest apostille. Poniżej wyjaśniamy, czym jest apostille, kiedy jest wymagane, kto je wydaje w Polsce oraz jakie są koszty apostille i legalizacji dokumentów w 2026 roku.
Czym jest apostille? (definicja)
Apostille to urzędowe poświadczenie autentyczności dokumentu, które potwierdza:
- autentyczność podpisu,
- charakter, w jakim działała osoba podpisująca dokument,
- prawdziwość pieczęci lub stempla.
Apostille nie potwierdza treści dokumentu, a jedynie jego formalne pochodzenie.
Instytucja apostille została wprowadzona na mocy Konwencja haska z 5 października 1961 r., której celem było uproszczenie procedur legalizacji dokumentów pomiędzy państwami będącymi jej stronami.
Kiedy apostille jest wymagane?
Apostille jest wymagane, gdy:
- dokument został wydany w Polsce,
- dokument ma zostać użyty za granicą,
- państwo, w którym dokument będzie używany, jest stroną Konwencji haskiej z 1961 r.
Najczęściej apostille dotyczy dokumentów takich jak:
- akty urodzenia, małżeństwa i zgonu,
- dokumenty sądowe,
- dokumenty notarialne,
- pełnomocnictwa,
- dokumenty rejestrowe spółek,
- zaświadczenia urzędowe.
Kto wydaje apostille w Polsce?
W Polsce jedynym organem uprawnionym do wydawania apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Apostille wydaje Dział Legalizacji MSZ z siedzibą przy al. Szucha 21 w Warszawie. Może ono zostać wydane na:
- dokumentach urzędowych,
- dokumentach poświadczonych notarialnie,
- dokumentach poświadczonych przez polski sąd.
Jak złożyć wniosek o apostille lub legalizację dokumentów?
Wniosek o wydanie apostille lub legalizację dokumentów można złożyć:
- osobiście,
- przez osobę trzecią (bez konieczności pełnomocnictwa),
- drogą pocztową, również z zagranicy.
W przypadku składania dokumentów korespondencyjnie należy dołączyć:
- dowód uiszczenia opłaty skarbowej,
- adres zwrotny do odesłania dokumentów.
Dokumenty poświadczone są odsyłane pocztą, również poza granice Polski.
W przypadku większej liczby dokumentów (powyżej 20 sztuk) konieczne jest wcześniejsze uzgodnienie terminu z MSZ.
Apostille a legalizacja dokumentów – różnice
Nie każdy dokument może zostać opatrzony apostille.
Jeżeli dokument ma być używany w państwie, które nie jest stroną Konwencji haskiej, konieczna jest legalizacja dokumentów, a nie apostille.
Legalizacja dokumentów – na czym polega?
Legalizacja dokumentów to procedura wieloetapowa, która obejmuje:
- poświadczenie dokumentu w kraju jego wydania,
- legalizację w Ministerstwie Spraw Zagranicznych,
- legalizację w ambasadzie lub konsulacie państwa docelowego.
Procedura ta jest bardziej czasochłonna i kosztowna niż uzyskanie apostille.
Wcześniejsze uwierzytelnienie dokumentów – kiedy jest konieczne?
W wielu przypadkach apostille lub legalizacja nie mogą zostać dokonane bez wcześniejszego uwierzytelnienia dokumentu.
Dotyczy to w szczególności:
- dokumentów prywatnych,
- umów,
- pełnomocnictw,
- oświadczeń.
Takie dokumenty muszą zostać wcześniej poświadczone notarialnie lub przez sąd. Dopiero po tym etapie możliwe jest uzyskanie apostille albo przeprowadzenie legalizacji.
Koszt apostille, legalizacji i poświadczeń w Polsce w 2026 roku
Koszt apostille w Polsce wynosi 60,00 zł za jeden dokument.
Opłatę pobiera Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Opłata za legalizację dokumentu w MSZ wynosi 26,00 zł za jeden dokument.
Nie obejmuje ona opłat konsularnych – ostateczny koszt zależy od państwa docelowego.
Dodatkowe koszty mogą obejmować:
- poświadczenie zgodności dokumentu z oryginałem przez sąd: 20 zł za każdą stronę,
- notarialne poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem: 6 zł + VAT za stronę.